PENGETAHUAN SEPUTAR ADMINISTRASI
PERKANTORAN
1.
Menangani Surat Masuk
Penanganan surat
masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk,
pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
Ada dua macam penanganan
surat masuk, yaitu;
·
Sistem
buku agenda
·
Sistem
kartu kendali
2.
Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku
agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan
keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
1.
Buku
agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2.
Buku
agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau
sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3.
Buku
agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku
agenda yaitu:
ª Buku verbal
adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun.
Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
ª Buku ekspedisi
adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda
terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
ª Buku
arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
ª Disposisi yaitu
perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat
masuk yang bersangkutan
ª Blanko konsep,
yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
ª Blanko surat,
yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk
membuat surat yang akan dikirimkan
ª Taklik, yaitu
suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat
keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
ª Cap agenda,
yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku
agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda
adalah sebagai berikut:
a)
Penerimaan Surat
Penerimaan
surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor
atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di
perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.
Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka
memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik
yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering
kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
mengumpulkan
setiap surat yang masuk,
meneliti
ketepatan alamat
menandatangani
bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah
alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada
petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan
kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b)
Penyortiran Surat
Setelah
surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat
yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi,
maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila
surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
c)
Pencatatan Surat
Pencatatan
dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca
surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa,
penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca
surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting
dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu,
bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih
mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda
sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat
tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi
pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat
tersebut.
d)
Pengarahan Surat
Pengarahan
surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat
berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat
tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar
disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang
yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan
menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
e)
Penyampaian Surat
Jika
pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut
berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan
yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih
dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan
kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
ª Buku ekspedisi
intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman,
distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan
sendiri.
ª Buku ekspedisi
ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
Contoh:
f)
Penyimpanan Surat
Jika
surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian
tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau
sistem nomor.
3. Penanganan surat masuk sistem Kartu
Kendali
Pengertian kartu kendali
Sistem kartu
kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat
Ciri-ciri kartu kendali
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan
pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna
yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna
merah
Keuntungan menggunakan kartu kendali
– Lebih efisien dibanding buku agenda
– Dapat membedakan sifat surat
(penting,biasa,rahasia)
– Menghilangkan pencatatan berulang
– Mudah melacak lokasi surat yang
diproses
– Memudahkan penyusunan arsip
– Memudahkan inventarisasi dan
penilaian arsip
